Поставить управленческий учёт или бюджетирование кажется не такой уж сложной вещью. Да, чисто технически так и есть. Казалось бы, как говаривал известный персонаж, при чём здесь проблемы?

А проблемы здесь зарыты во взаимоотношениях Заказчика и Исполнителя.

Работа Исполнителя по постановке управленческого учёта или бюджетирования имеет сугубо нематериальный результат (обычно непонятный Заказчику, чьим коньком является его бизнес, а не теория учёта), но при этом является затратным делом.

Зачастую Заказчик подсознательно хочет одно, а в переговорах с Исполнителем ведёт речь о другом.

Из моего опыта: Крупный холдинг, захотел построить систему финансового контроля нескольких своих бизнесов. Предложенная владельцам в качестве решения система бюджетирования и управленческого учёта, а также программный продукт для решения этой задачи были утверждены.

Задача была выполнена. И что в результате? У полученной системы не оказалось пользователя. Владельцам бизнеса разбираться в бюджетах и отчётах, принимать решения и быть постоянно в курсе дел мелкого бизнеса оказалось неинтересным делом. А назначенного финансового контролёра не наделили необходимыми полномочиями для того, чтобы система работала. На самом деле интересы Заказчика лежали в другой плоскости, ему хотелось, чтобы во главе бизнесов стояли лояльные к нему топ-менеджеры. Реально Заказчик думал: "Мне важнее, чтобы во главе бизнеса стоял человек, которому я доверяю. А если я ему доверяю - я верю любой его отчётности". Как видите, задачу надо было решать совсем в другой плоскости.

Вопрос, а мог ли Исполнитель и должен ли был на предварительном, преддоговорном этапе выуживать из подсознания Заказчика его реальные хотения? Вы и сами понимаете, что для этого необходимы доверительные отношения между Заказчиком и Исполнителем и готовность Заказчика "раскрыться". Или уж особый сверхталант Исполнителя читать между строк.

Вот и получается, что в 75% случаев (а это экспертное мнение) Заказчик получает не то, что хотел. Получает гору бумаг, инструкций, регламентов, форм, ERP-систему, обученных сотрудников, но....ничто из этого не работает. Заказчик ругается с Исполнителем, рвёт отношения, оставляет всё как есть или ищет нового Исполнителя. Иной раз у Заказчика проходит несколько циклов внедрения прежде, чем он понимает, что измениться должен он и отношения с Исполнителями он должен строить по-другому.

Как же Заказчику строить отношения с Исполнителем?

Прежде всего, сформулируйте для себя, что Вы хотите в результате увидеть. В большинстве случаев Заказчик ленится делать это сам. Ну что ж, можно привлечь к этому Исполнителя, но помните, что он предложит Вам своё видение, выгодное для себя, в первую очередь, а объективное видение, выгодное Заказчику - в последнюю. Хорошо, если они совпадут. Но статистика успешных внедрений ERP-систем говорит об обратном.

Как материально пощупать результат нематериальной работы Исполнителя? Как ни странно, эти внушительные системы учёта и бюджетирования, имеют вполне осязаемый результат - ОТЧЁТ. Отчёт, как квинтэссенция огромного объёма работ учётной и финансовой службы, менеджеров и прочих сотрудников Заказчика, самого Исполнителя, это та "мышь", которую рождает "гора". Действительно, система учёта существует только ради того, чтобы выдать краткий, понятный и достоверный отчёт. Если такой отчёт есть, то система работает, если нет - то смысла в горе инструкций, графиках, документооборотах и затратах времени на учёт нет.

Поэтому определите для себя перечень отчётов, которые Вы хотите видеть, их форму, состав показателей и периодичность. Как получить эти отчёты, по каким правилам работать учётным службам, в какой программе вести учёт - оставьте эти заботы Исполнителю.

Далее встаёт вопрос - как контролировать баланс между платежами Исполнителю и результатами его работы? Так же как в проектной работе - составьте с Исполнителем документальное описание результата работ и пошаговый план.

Описание результата работы должно быть простым и понятным Вам. Таким, чтобы при приёмке работ (этапа) Вы сами могли против каждого пункта описания проставлять галочку "принято/непринято" и у Вас не возникало вопросов "а что это" и "как это проверить". Описание - это прообраз акта выполненных работ, который сможет понять даже "неграмотный прораб".

Платежи за каждый этап работы следует спланировать так, чтобы если работы не будут выполнены за последующие этапы, то деньги, заплаченные за сделанные этапы, были оправданы. Иными словами - проплаченные этапы не потребуется делать другим Исполнителям - они могут начинать отталкиваться от них. Конечно, этапы надо планировать так, чтобы они имели законченный для Вас - заказчика -смысл и полезность. Не следует подписывать договор и план работ, если этапы разбиты на  подэтапы так, что в результате каждого из них не получится частичный результат, который принесет хоть какую-то пользу Вам.
Иными словами - проплаченные этапы не потребуется делать другим Исполнителям - они могут начинать отталкиваться от них. Конечно, этапы надо планировать так, чтобы они имели законченный для Вас-заказчика смысл и полезность. Не следует подписывать договор и план работ разбивая этапы так, что в результате каждого подэтапа получался бы частичный результат, который не принёс бы хоть какой-то пользы Вам.

Что касается плана работ. В первую очередь он должен быть пошаговым. Пусть вначале из 3-х шагов - потом всегда можно конкретизировать. Но каждый шаг должен иметь срок исполнения и ответственное лицо (не всегда это сам  Исполнитель проекта). Но в первую очередь и в главную очередь - каждый шаг плана должен иметь указание на материальный результат, который он даёт. Результат должен быть понятен Заказчику, его можно было бы пощупать руками (увидеть в учётной базе в электронном виде) и ОТДЕЛИМ от Исполнителя, т.е. уйдёт Исполнитель - результат останется с Вами. Описание шагов и результатов шагов должно быть таким, чтобы Заказчик, не имея специальных знаний, его понимал и мог галочкой отмечать "сделано/не сделано" с чёткой уверенностью, что вопрос решён и закрыт.

И ещё... Заказчик! Если ты позвал Исполнителя делать работу, доверил ему делать работу, получил от него описание и план работ, пожалуйста.... не мешай ему. Не возомни себя корифеем всех наук, даже если ты в тысячу раз более успешный бизнесмен, чем Исполнитель. Если не так - то делай всю работу сам, зачем ты платишь деньги на сторону, коли всё сам знаешь и умеешь? Не лезь во все детали работы исполнителя  - всё, что тебе нужно и за что ты переживаешь, должно быть в описании и плане работ. Чрезмерное вникание в специфику работы Исполнителя приведёт к излишним затратам твоего времени, нервозности Исполнителя. И даже если работа закончится успешно, ты станешь асом по внедрению управленческих проектов, оно тебе надо? Хочешь сам поработать внедренцем на этом далеко не лёгком поприще? Задвинув свой бизнес, где ты более успешен и компетентен?

Чем заказчик может мешать Исполнителю? А посмотрите книжку А.Г. Орлов "ЗАПИСКИ АВТОМАТИЗАТОРА. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ИСПОВЕДЬ" - там просто и ясно всё расписано по полочкам.

Здесь не все ответы на вопросы, которые Вас мучают? Свяжитесь со мной - отвечу на все.